大学の共同研究申込業務をGASで自動化した話【転記ミスゼロ・工数90%削減】
大学職員として働いていると、「これ、絶対自動化できるのに」と感じる業務がある。
今回取り組んだのは、共同研究の申込業務だ。企業からWordで届く申込書の内容を、担当者が手動で契約書表紙に転記するという、年100件以上発生する繰り返し作業。Google Apps Script（GAS）を使って、この業務を丸ごと自動化した。
改善前：何が問題だったのか
まず、改善前の業務フローを整理する。
① 企業がWordファイルで申込書を作成・送付
↓
② 担当者が申込書の内容を目視で確認
↓
③ 契約書表紙（Word）を開き、申込書から手動で転記
↓
④ 誤字・転記漏れを確認・修正
↓
⑤ 契約書表紙を印刷・保管
一見シンプルに見えるが、問題は転記する項目数だ。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 年間発生件数 | 100件以上 |
| 1件あたりの転記項目数 | 約30項目（会社情報・研究者情報・経費・連絡先 等） |
| 主なリスク | 転記ミス、記載漏れ、入力ミスによる契約書の不備 |
1件あたりの転記項目が約30項目。会社名・住所・代表者名から始まり、研究担当者の氏名・所属・職位、研究経費の内訳、連絡先情報まで、幅広い情報を一つひとつ転記していく。
単純作業なのに時間がかかる。そして、単純作業だからこそミスが起きやすい。転記ミスが発覚した場合は企業との再確認が必要になり、そのたびに業務全体が停滞する。
改善方針：GASで「転記そのものをなくす」
転記ミスをゼロにする一番の方法は、「転記をなくすこと」だ。
企業が申込書を作成する段階から、Googleフォームで直接入力してもらう構造に変える。入力されたデータはスプレッドシートに自動記録され、契約書表紙はそのデータを使って自動生成する。転記という工程を構造的に排除する設計だ。
改善後の業務フロー
① 企業がGoogleフォームにWebブラウザから入力・送信
↓
② 回答がスプレッドシートに自動記録（転記不要）
↓
③ 担当者がスプレッドシートのメニューから対象申込を選択
↓
④ 契約書表紙がシステムにより自動生成・プレビュー表示
↓
⑤ 印刷またはPDF保存
実装内容：GASで何を作ったか
今回構築した機能は大きく5つ。
1. Googleフォームの自動生成
申込に必要な全項目（7セクション・約30項目）のフォームを、スクリプトで自動作成する。手動でフォームを組むのは手間がかかるし、項目変更のたびに管理が大変になる。GASでプログラム的にフォームを生成することで、仕様変更にも柔軟に対応できる。
収集する情報は以下のとおり。
- 基本情報：申込日・宛先学部
- 申込者（企業）情報：会社名・住所・代表者等
- 研究内容：研究題目・目的・研究期間
- 研究担当者：大学側・企業側それぞれ複数名
- 研究経費：直接経費・間接経費（大学負担・企業負担）
- 連絡先情報
2. データの自動収集
フォームの回答はGoogleスプレッドシートに自動で記録される。これはGoogleフォームの標準機能だが、連携設定をGASで行うことで、フォームの再作成や項目変更時にも対応しやすくしている。
3. 申込書のプレビュー表示
スプレッドシートのカスタムメニューから対象の申込を選択すると、申込内容をプレビュー表示できる。担当者が内容を確認してから次のステップに進める設計だ。
4. 契約書表紙の自動生成
スプレッドシートに記録された申込データから、契約書表紙のHTMLを自動生成してプレビュー表示する。担当者はそのまま印刷するか、PDFとして保存するだけ。
これが今回の改善の核心部分だ。30項目を手動で転記する必要がなくなる。
5. 複数管理者への対応
スプレッドシートの共有機能を使い、権限を持つ管理者であれば誰でも同じ画面・同じ操作で業務を進められる。担当者が不在でも業務が止まらない体制になる。
改善効果：数字で見る成果
定量的な効果
| 指標 | 改善前 | 改善後 | 削減効果 |
|---|---|---|---|
| 転記作業時間（1件） | 約20〜30分 | 約2〜3分（選択・印刷のみ） | 約85〜90%削減 |
| 年間転記工数（100件） | 約33〜50時間 | 約3〜5時間 | 約45時間削減 |
| 転記ミス発生リスク | 高（手動入力） | ほぼゼロ（自動生成） | − |
※ 転記作業時間は担当者ヒアリングをもとに推計
年間で約45時間の削減。それ以上に大きいのが「ミスへの対応コスト」がなくなることだ。転記ミスの発見・修正・企業への確認、こういった突発的な作業が構造的に発生しなくなる。
定性的な効果
正確性の向上： 企業が直接入力したデータをそのまま契約書に反映するため、転記ミスが構造的に発生しない。「人間がコピーする」という工程がない。
業務継続性の確保： 担当者が不在でも、権限を持つ管理者であれば誰でも同じ操作で業務を進められる。属人化を防ぐ。
データの一元管理： 全申込データがスプレッドシートに蓄積されるため、過去案件の検索・参照が容易になる。「あの件いつだっけ」を検索で即解決できる。
技術選定の理由
今回GASを選んだ理由は明快だ。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| プラットフォーム | Google Workspace（フォーム・スプレッドシート） |
| 開発言語 | Google Apps Script（JavaScript ベース） |
| 実行環境 | ブラウザ（Chrome 推奨） |
| 導入コスト | 無償（Google アカウントのみ必要） |
| サーバー管理 | 不要（Google のクラウド上で動作） |
導入コストゼロ、サーバー管理不要、既存のGoogle Workspaceと完全統合。
大学のような組織では、新しいシステムを導入するためのハードルが高い。IT部門の承認、予算申請、セキュリティレビュー……。GASはその全てを省略できる。既存のGoogleアカウントさえあれば今日から動かせる。
また、GASはJavaScriptベースのため、プログラミング経験があれば学習コストも低い。今後の改修を自分たちで行える点も重要だ。
今後の展望
今回の改善で転記業務という「痛点」は解消できた。次は以下の機能追加を検討している。
- メール通知機能：申込受付時に担当者へ自動通知
- ステータス管理：受付中・審査中・完了などの状態管理
- 統計・集計機能：過去データの分析
特にメール通知は、現状だと「フォームに回答が来たことに気づかない」リスクがあるため、早めに対応したい。
まとめ
今回の業務改善を一言でまとめると、「転記をなくす設計」 だ。
ミスをゼロにしようとするなら、ミスが起きる工程そのものをなくすのが一番確実だ。GASはそのための強力なツールになる。
- 年間100件以上の繰り返し業務
- 1件あたり30項目の手動転記
- 導入コストゼロ
- 工数を約90%削減
大学・行政・中小企業など、「Excel・Wordで回している業務」が残っている組織には、同じアプローチが使えるケースが多いはずだ。GASとGoogleフォームの組み合わせは、意外と強力なソリューションになる。
関連記事: